Onnadia Tiomauli : Organisasi, Perencanaan dan Bentuk Bagan Struktur Organisasi

Organisasi

1. Pengertian Organisasi

a. Pengertian Organisasi Menurut Para Pakar, Sebagai berikut :

Ø Menurut Chester Barnard, Pengertian Organisasi adalah kumpulan orang-orang untuk melaksanakan suatu kegiatan yang memerlukan adanya komunikasi, yaitu suatu hasrat dari sebagian anggotanya untuk mengambil bagian dalam pencapaian tujuan bersama dengan anggota-anggota lainnya. Dalam hal ini Barnard menekankan pada peranan seseorang dalam organisasi, diantaranya ada sebagian dari anggota yang harus diberi informasi atau dimotivasi dan sebagian lainnya yang harus membuat keputusan.

Ø Pengertian Organisasi Menurut Max Weber adalah suatu kerangka hubungan yang berstruktur yang di dalamnya berisi wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan sesuatu fungsi tertentu.

Ø Menurut Chester Barnard, Pengertian Organisasi ialah suatu sistem dari aktiva-aktiva orang yang teroordinasikan secara sadar atau kekuatan-kekuatan yang terdiri dari dua orang atau lebih.

Ø Victor A. Thompson Mengemukakan, Pengertian Organisasi merupakan suatu integrasi dari sejumlah spesialis-spesialis yang bekerja sama sangat rasional dan impersonal untuk mencapai beberapa tujuan spesifik yang telah diumumkan sebelumnya.

Ø Menurut Richard Scott, Pengertian Organisasi ialah suatu kolektivitas yang sengaja dibentuk untuk mencapai suatu tujuan khusus tertentu yang sedikit banyak didasarkan pada asas kelangsungan.

b. Secara singkat, organisasi adalah suatu wadah atau tempat yang bisa digunakan untuk mencapai suatu produksi, pembelian, pemasaran maupun mengolah Sumber Daya Manusia yang ada.

c. Secara luas, organisasi adalah suatu perkumpulan orang yang terorganisir untuk saling berkerja sama demi tercapai nya tujuan bersama.

II.Perencanaan

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah suatu konsep atau rangka yang dipilih dan dirancang terlebih dahulu menjadi suatu tahap atau langkah supaya tujuan dan sasaran tercapai sesuai dengan yang diinginkan. Perencanaan juga merupakan hasil dari apa yang dipikirkan ke depan secara terperinci.

B. Unsur-unsur Perencanaan

Ø Pelaku perencanaan(User).

Ø Visi dan Misi.

Ø Strategi(Strategy).

Ø Tempat dan waktu yang sesuai dengan kebutuhan.

Ø Program kegiatan.

Ø Peralatan (Equipment).

Ø Dugaan resiko atau hambatan.

Ø Rencana a, b juga c jika perlu.

C. Ciri-ciri Perencanaan

Ciri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut :

Memiliki awal sampai akhir rancangan yang jelas.

Proses yang saling berhubungan.

Mampu membangun dan dapat dipertanggungjawabkan untuk ke depan.

Menjawab kebutuhan ataupun permasalahan yang ada.

Memiliki suatu program atau sasaran dan tujuan yang matang.

Adanya koordinasi, komunikasi dan motivasi yang dapat dilaksanakan, diolah dan dikembangkan baik secara individu maupun kelompok.

D. Jenis-jenis Perencanaan

Perencanaan yang di dalam operasionalnya dikelompokkan menjadi 4, yaitu :

1) Perencanaan fisik ( Physical planning ), yaitu yang berhubungan dengan sifat-sifat serta pengaturan gedung-gedung, alat-alat, sarana (material) dan fasilitas yang lazimnya disebut perencanaan fisik.

2) Perencanaan fungsional ( Fungsional planning ), yaitu yang berhubungan dengan fungsi tertentu yang lebih detail dan lingkup anggota yang terbagi-bagi lebih kecil lagi sesuai dengan fungsi nya, contoh : Perencanaan Pegawai.

3) Perencanaan secara luas ( Comprehensive planning ), yaitu yang berhubungan dengan perencanaan yang menyeluruh dalam arti intern dan ekstern dari berbagai kegiatan organisasi, perencanaan ini mengintegrasikan dari beberapa kegiatan organisasi, contohnya : Perencanaan Pemulihan Wilayah Aceh Pasca Tsunami

4) Perencanaan yang dikombinasikan (General combination planning ), yaitu perencanaan yang meliputi berbagai aspek kegiatan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) yang ada pada unit kerja dalam sesuatu organisasi yang mempunyai tujuan sama, dan demikian juga halnya dengan antar instansi/organisasi. Contoh : Perencanaan Bidang Pendidikan.

E. Manfaat Perencanaan

Ø Arah untuk ke depan.

Ø Merancang pencapaian tujuan atau sasaran kegiatan dilaksanakan.

Ø Perubahan atau penerobosan munculnya ide-ide ke depan.

F. Keuntungan Perencanaan

Ø Organisasi maupun kegiatan menjadi lebih terorganisir dengan baik.

Ø Tujuan dan sasaran dapat terlaksana dengan tepat.

Ø Mencover hal-hal yang tidak diinginkan terjadi.

III. Bagan Struktur Organisasi

a) Organisasi Staff

Organisasi yang tidak mempunyai jabatan pimpinan, pucuk pimpinan berhubungan langsung dengan staff tanpa ada komando dan staff hanya memberikan saran atau pemikiran nya kepada pucuk pimpinan.

Keuntungan :

Semua anggota mempunyai tanggung jawab atas semua bidang pekerjaan.
Kerja sama dan rasa kekeluargaan lebih erat.
Tidak ada otoriter.

Kelemahan :

Tidak berkembang.
Saling menyalahkan apabila terjadi kesalahan.
Terlalu santai dan tidak diikat peraturan yang kuat.

b) Organisasi Garis

Organisasi yang dihubungkan langsung dari atasan kepada bawahan dengan suatu perintah yang bawahan terima sesuai dengan bidang nya.

Keuntungan :

Sederhana dan mudah dipahami tetapi tanggung jawab besar.
Perintah dapat dijalankan dengan cepat dan pengawasan kerja lebih ketat.
Rasa kebersamaan lebih tinggi.

Kelemahan :

Bawahan tidak berkembang.
Otoriter dan bergantung pada pimpinan.
Ruang lingkup tenaga kerja sedikit.

c) Organisasi Fungsional

Organisasi yang dibagi-bagi pembagian kerja nya sesuai dengan fungsi masing-masing kepada setiap kepala.

Keuntungan :

Pelaksanaan kerja lebih berkembang dan terlaksana dengan maksimal.
Kerjasama, komunikasi dan rasa solidaritas yang kuat.
Tugas pucuk pimpinan lebih ringan karena fungsi-fungsi lain sudah diatur oleh ahli yang sesuai dengan fungsi nya masing-masing.

Kelemahan :

Tidak ada kesatuan perintah.
Terlalu rumit dengan koordinasi yang sangat luas dan kemungkinan terjadi misunderstanding ataupun perbedaan pendapat lebih besar.
Kriteria menjadi pimpinan sangat tinggi.

d) Organisasi Staf dan Garis

Dalam organisasi ini dijalankan dengan pembagian kerja dari atasan tetapi staff tetap berperan dalam memberikan pendapat, saran dan segala informasi yang dibutuhkan dalam organisasi tersebut.

Keuntungan :

· Pembagian kerja jelas antara jabatan line dengan staff sehingga koordinasi kerja dapat berjalan dengan mudah dan transparan.

· Pekerja berkembang dengan perintah dari jabatan line dan perluasan kemampuan bidang lebih detail dari staff.

· Bawahan memahami sistem kerja dengan mudah dan tetap bertanggungjawab tanpa terikat lebih.

Kelemahan :

· Perbedaan pendapat antara jabatan lini dengan staff.

· Bawahan bingung melaksanakan perintah mana yang harus didahulukan karena terkadang staff memberikan saran dalam bentuk perintah.

· Pejabat lini kurang dekat dengan bawahan sehingga terkadang hanya dari staff segala perintah dilaksanakan.

e) Organisasi garis dan fungsional

Organisasi dimana kekuasaaan dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala unit dan pejabat fungsional yang hasil kerja nya diserahkan kepada kepala unit tanpa memandang tingkatan.

Keuntungan :

Hasil kerja maksimal.
Tidak ada otoriter maupun status jabatan yang menonjol untuk saling membuktikan hasil kerja yang baik.
Kebebasan berpendapat.

Kelemahan :

Sumber atau kesepakatan kerja yang berbeda dapat membuat hasil kerja menjadi lebih rumit.
Pucuk pimpinan dituntut untuk mengontrol dan memberikan referensi kerja yang lebih detail dan berkembang untuk kemajuan kerja ke depan.
Bawahan dapat melaporkan langsung kepada pucuk pimpinan apabila terjadi suatu kesalahan yang dapat menimbulkan suatu perselisihan dalam berkomunikasi dengan kepala lainnya.

f) Organisasi garis, fungsional dan staf

Keuntungan :

Tidak saling mengandalkan dalam bekerja.
Pembagian kerja sudah terbagi untuk masing-masing pekerja.
Ruang lingkup lingkungan perkembangan kerja luas.

Kelemahan :

Membutuhkan tenaga kerja yang sangat banyak.
Kompleks dan kadang pekerjaan kecil menjadi sangat besar dan sulit untuk diselesaikan.
Kemungkinan beberapa pekerja tidak bertanggungjawab dalam bekerja.

g) Organisasi Komite

Organisasi yang dilaksanakan antar anggota dengan kolektif.

Keuntungan :

Mempermudah akses informasi yang dibutuhkan.
Rasa kekeluargaan antar dewan atau pimpinan lebih erat.
Program kerja lebih terjamin keamanan atau privasi nya.

Kelemahan :

Tingkat kemungkinan terjadi korupsi lebih tinggi.
Keahlian kerja dituntut tinggi.
Membutuhkan forum yang luas dan berkembang.

IV. Skema Organisasi

Berdasarkan teknik atau cara membuat nya :

1. Skema organisasi Tegak Lurus dari atas ke bawah

2. Skema organisasi Mendatar dari kiri ke kanan

3. Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

4. Skema Organisasi Lingkaran

5. Skema Organisasi Gambar

Berdasarkan isi atau fungsi di dalam nya :

1. Skema Organisasi Fungsional

Menjelaskan letak dari fungsi-fungsi tugas dengan fungsi-fungsi lainnya.

2. Skema Organisasi Jabatan

Menjelaskan kekuasaan sesuai dengan jabatan yang dianut.

3. Skema Organisasi Nama

Menjelaskan garis wewenang dengan nama-nama penjabat yang saling berhubungan tugas nya satu sama lain.

4. Skema Organisasi Nama dan Jabatan

Menjelaskan masing-masing jabatan dengan nama-nama nya dalam suatu organisasi.

5. Skema Organisasi Struktur

Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi.

Kesimpulan :

Untuk melaksanakan suatu kerja dan pembagian kerja yang lebih teratur dibutuhkan suatu wadah atau tempat dalam bentuk organisasi. Salah satu yang menjadi bagian penting untuk menampung hal-hal ke depan dalam organisasi tersebut adalah membuat suatu perencanaan. Perencaan itu menjadi arah dan tujuan untuk membangun organisasi menjadi lebih berkembang. Di sisi lain, bentuk bagan organisasi yang dianut juga mempengaruhi cara kerja organisasi tersebut. Masing-masing bentuk mempunyai kelemahan dan keuntungan yang berbeda-beda mulai dari organisasi staff, garis, fungsional maupun gabungan dari beberapa bentuk bagan organisasi tersebut. Pada akhirnya, semua tergantung dari kerjasama, tanggung jawab dan rasa kekeluargaan demi tercapainya tujuan yang diinginkan.